É legal xeolocalizar un traballador?

É a pregunta que aparece antes ou despois en todo proxecto de localización de persoal, e a que máis despregamentos bloquea. Ás veces formúlaa o comité de empresa. Ás veces formúlaa o propio responsable de seguridade, que prefire non meterse nunha lea.

A resposta curta é que si é legal, con condicións concretas e verificables. A resposta longa, que é a útil, ocupa o resto deste artigo.

Isto é unha explicación divulgativa do marco aplicable, non asesoramento xurídico. Cada despregamento concreto débeo validar o delegado de protección de datos ou a asesoría xurídica da organización.

O punto de partida: é un dato persoal

Saber onde está unha persoa identificada ou identificable é tratar un dato persoal, con todo o que iso arrastra do Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD). E facelo no contexto dunha relación laboral engade unha capa máis, porque o traballador está nunha posición de desequilibrio fronte a quen o emprega.

Ese desequilibrio ten unha consecuencia práctica importante: o consentimento do traballador non adoita ser unha base legal válida, precisamente porque dificilmente se pode considerar libre. Un consentimento que non se pode negar sen custo non é consentimento. Así que hai que buscar a lexitimación noutra parte.

En que se apoia entón

Nun caso de seguridade operativa, as bases legais que se manexan habitualmente son dúas:

• O cumprimento de obrigas en materia de prevención de riscos laborais (art. 6.1.c RGPD, en relación coa Lei 31/1995). Se a organización ten o deber de velar pola seguridade dun traballador que opera só nun túnel, saber onde está non é un capricho.
• O interese lexítimo do responsable (art. 6.1.f RGPD) na seguridade das súas persoas e das súas instalacións, sempre que supere o xuízo de ponderación: que o tratamento sexa idóneo para o fin, que non haxa alternativa menos invasiva e que o beneficio non se logre a costa dun sacrificio desproporcionado de dereitos.

Ese xuízo de ponderación hai que documentalo antes de despregar, non improvisalo cando alguén pregunte. É exactamente o tipo de documento que unha inspección pide primeiro.

O artigo 90 da LOPDGDD

A norma española concreta o anterior nun artigo específico. O artigo 90 da Lei orgánica 3/2018, de protección de datos persoais e garantía dos dereitos dixitais, regula o dereito á intimidade ante o uso de sistemas de xeolocalización no ámbito laboral, e establece dúas obrigas que na práctica son a chave de todo:

1. Informar de forma expresa, clara e inequívoca aos traballadores e, se é o caso, aos seus representantes, sobre a existencia do sistema e as súas características.
2. Que o tratamento se dirixa a exercer as funcións de control previstas na lexislación laboral, dentro dos seus límites.

A palabra que máis pesa é previa. Informar despois de comezar a recoller datos non emenda nada: converte un tratamento lexítimo nun defectuoso desde a orixe.

As sete condicións que fan defendible un despregamento

Traducido a decisións de deseño concretas, un despregamento de localización de persoal é defendible cando cumpre estas sete cousas. E non cumprir unha soa delas é, na práctica, o que o tomba.

1. A finalidade está acoutada e non se mestura

Se o sistema se desprega para coordinar emerxencias, úsase para coordinar emerxencias. No momento en que os mesmos datos alimentan unha avaliación de desempeño ou un control de puntualidade, o tratamento cambia de natureza, a base legal deixa de sostelo e a confianza pérdese de golpe.

Convén deixalo por escrito e facelo cumprir con permisos técnicos, non só cunha política.

2. Infórmase antes, e a quen corresponde

Información previa á persoa traballadora e á súa representación legal, explicando que se recolle, con que frecuencia, para que, quen pode velo e canto tempo se conserva. Por escrito e en linguaxe comprensible.

Presentalo no comité de empresa antes de instalar nada non é unha cortesía: é o que evita que o proxecto se pare na semana seis.

3. Recóllese o mínimo

O principio de minimización aplicado a isto significa publicar a información ao nivel que a operación necesita: zona e recinto, non unha coordenada ao centímetro. A resolución fina existe internamente para poder axustar a posición ao plano, non para vixiar ninguén.

4. Está limitado no tempo

A localización recóllese durante a xornada e coa cadencia configurada. Nin fóra da quenda, nin de forma continua sen necesidade. Un sistema que segue reportando cando o axente rematou a súa xornada é indefendible.

5. Consérvase pouco e bórrase só

Un prazo de conservación definido por finalidade, con borrado automático ao vencer. «Gardámolo por se acaso» non é un prazo.

6. Anonimízase cando se pode

Os usos analíticos —planificación de quendas, cobertura por zona, dimensionamento— non necesitan saber de quen era cada traxectoria. Se o sistema permite anonimizar para eses usos e só mantén a identidade para a operación en tempo real, boa parte da obxección desactívase soa.

7. Quen mira, deixa rastro

Rexistro de accesos: quen consultou que histórico e cando. É o que permite responder con datos, e non con promesas, cando o comité de empresa pregunta quen estivo mirando a información dos seus representados.

O que non se pode facer

Por dicilo tamén en negativo, e sen rodeos:

• Localizar fóra da xornada laboral.
• Usar os datos para unha finalidade distinta da comunicada, aínda que sexa unha finalidade razoable.
• Despregar sen informar previamente, aínda que o sistema tecnicamente xa estea listo.
• Basear o tratamento no consentimento do traballador e dar o asunto por resolto.
• Conservar indefinidamente o histórico de posicións.
• Localizar de forma continua e granular cando a finalidade se cobre cunha granularidade menor.

A parte que non é xurídica

Hai algo que ningún artigo de lei cobre e que na práctica pesa tanto como o marco legal: como o vive quen leva o teléfono.

Un sistema de localización de persoal que se percibe como vixilancia xera resistencia, e a resistencia ten formas moi eficaces de manifestarse: o teléfono que queda na taquilla, a app que aparece pechada, o terminal que «quedou sen batería» todos os días.

A diferenza entre un despregamento que funciona e un que non adoita estar en como se presentou. Se a conversa comeza en «imos saber onde estades» vai mal. Se comeza en «se che pasa algo nun túnel, queremos poder chegar antes» vai ben, sempre que despois o sistema faga exactamente iso e nada máis.

E iso último non se sostén cun discurso: sostense con permisos técnicos que impiden o uso desviado e cun rexistro que calquera pode auditar.

Para seguir lendo

• Como se trata o dato do traballador, en detalle
• Seguridade e cumprimento: controis técnicos, ENS, NIS2 e CER

Referencias

• Regulamento (UE) 2016/679, xeral de protección de datos.
• Lei orgánica 3/2018, do 5 de decembro, de protección de datos persoais e garantía dos dereitos dixitais, art. 90.
• Lei 31/1995, do 8 de novembro, de prevención de riscos laborais.
• Axencia Española de Protección de Datos — guías sobre protección de datos nas relacións laborais.