¿Es legal geolocalizar a un trabajador?

Es la pregunta que aparece antes o después en todo proyecto de localización de personal, y la que más despliegues bloquea. A veces la formula el comité de empresa. A veces la formula el propio responsable de seguridad, que prefiere no meterse en un lío.

La respuesta corta es que sí es legal, con condiciones concretas y verificables. La respuesta larga, que es la útil, ocupa el resto de este artículo.

Esto es una explicación divulgativa del marco aplicable, no asesoramiento jurídico. Cada despliegue concreto debe validarlo el delegado de protección de datos o la asesoría jurídica de la organización.

El punto de partida: es un dato personal

Saber dónde está una persona identificada o identificable es tratar un dato personal, con todo lo que eso arrastra del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD). Y hacerlo en el contexto de una relación laboral añade una capa más, porque el trabajador está en una posición de desequilibrio frente a quien le emplea.

Ese desequilibrio tiene una consecuencia práctica importante: el consentimiento del trabajador no suele ser una base legal válida, precisamente porque difícilmente puede considerarse libre. Un consentimiento que no se puede negar sin coste no es consentimiento. Así que hay que buscar la legitimación en otra parte.

Dónde se apoya entonces

En un caso de seguridad operativa, las bases legales que se manejan habitualmente son dos:

• El cumplimiento de obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales (art. 6.1.c RGPD, en relación con la Ley 31/1995). Si la organización tiene el deber de velar por la seguridad de un trabajador que opera solo en un túnel, saber dónde está no es un capricho.
• El interés legítimo del responsable (art. 6.1.f RGPD) en la seguridad de sus personas y sus instalaciones, siempre que supere el juicio de ponderación: que el tratamiento sea idóneo para el fin, que no haya alternativa menos invasiva y que el beneficio no se logre a costa de un sacrificio desproporcionado de derechos.

Ese juicio de ponderación hay que documentarlo antes de desplegar, no improvisarlo cuando alguien pregunte. Es exactamente el tipo de documento que una inspección pide primero.

El artículo 90 de la LOPDGDD

La norma española concreta lo anterior en un artículo específico. El artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, regula el derecho a la intimidad ante el uso de sistemas de geolocalización en el ámbito laboral, y establece dos obligaciones que en la práctica son la clave de todo:

1. Informar de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes, sobre la existencia del sistema y sus características.
2. Que el tratamiento se dirija a ejercer las funciones de control previstas en la legislación laboral, dentro de sus límites.

La palabra que más pesa es previa. Informar después de haber empezado a recoger datos no subsana nada: convierte un tratamiento legítimo en uno defectuoso desde el origen.

Las siete condiciones que hacen defendible un despliegue

Traducido a decisiones de diseño concretas, un despliegue de localización de personal es defendible cuando cumple estas siete cosas. Y no cumplir una sola de ellas es, en la práctica, lo que lo tumba.

1. La finalidad está acotada y no se mezcla

Si el sistema se despliega para coordinar emergencias, se usa para coordinar emergencias. En el momento en que los mismos datos alimentan una evaluación de desempeño o un control de puntualidad, el tratamiento cambia de naturaleza, la base legal deja de sostenerlo y la confianza se pierde de golpe.

Conviene dejarlo por escrito y hacerlo cumplir con permisos técnicos, no solo con una política.

2. Se informa antes, y a quien corresponde

Información previa a la persona trabajadora y a su representación legal, explicando qué se recoge, con qué frecuencia, para qué, quién puede verlo y cuánto tiempo se conserva. Por escrito y en lenguaje comprensible.

Presentarlo en el comité de empresa antes de instalar nada no es una cortesía: es lo que evita que el proyecto se pare en la semana seis.

3. Se recoge lo mínimo

El principio de minimización aplicado a esto significa publicar la información al nivel que la operación necesita: zona y recinto, no una coordenada al centímetro. La resolución fina existe internamente para poder ajustar la posición al plano, no para vigilar a nadie.

4. Está limitado en el tiempo

La localización se recoge durante la jornada y con la cadencia configurada. Ni fuera del turno, ni de forma continua sin necesidad. Un sistema que sigue reportando cuando el agente ha terminado su jornada es indefendible.

5. Se conserva poco y se borra solo

Un plazo de conservación definido por finalidad, con borrado automático al vencer. «Lo guardamos por si acaso» no es un plazo.

6. Se anonimiza cuando se puede

Los usos analíticos —planificación de turnos, cobertura por zona, dimensionamiento— no necesitan saber de quién era cada trayectoria. Si el sistema permite anonimizar para esos usos y solo mantiene la identidad para la operación en tiempo real, buena parte de la objeción se desactiva sola.

7. Quien mira, deja rastro

Registro de accesos: quién consultó qué histórico y cuándo. Es lo que permite responder con datos, y no con promesas, cuando el comité de empresa pregunta quién ha estado mirando la información de sus representados.

Lo que no se puede hacer

Por decirlo también en negativo, y sin rodeos:

• Localizar fuera de la jornada laboral.
• Usar los datos para una finalidad distinta de la comunicada, aunque sea una finalidad razonable.
• Desplegar sin informar previamente, aunque el sistema técnicamente ya esté listo.
• Basar el tratamiento en el consentimiento del trabajador y considerar el asunto resuelto.
• Conservar indefinidamente el histórico de posiciones.
• Localizar de forma continua y granular cuando la finalidad se cubre con una granularidad menor.

La parte que no es jurídica

Hay algo que ningún artículo de ley cubre y que en la práctica pesa tanto como el marco legal: cómo lo vive quien lleva el teléfono.

Un sistema de localización de personal que se percibe como vigilancia genera resistencia, y la resistencia tiene formas muy eficaces de manifestarse: el teléfono que se queda en la taquilla, la app que aparece cerrada, el terminal que «se ha quedado sin batería» todos los días.

La diferencia entre un despliegue que funciona y uno que no suele estar en cómo se presentó. Si la conversación empieza en «vamos a saber dónde estáis» va mal. Si empieza en «si te pasa algo en un túnel, queremos poder llegar antes» va bien, siempre que después el sistema haga exactamente eso y nada más.

Y eso último no se sostiene con un discurso: se sostiene con permisos técnicos que impiden el uso desviado y con un registro que cualquiera puede auditar.

Para seguir leyendo

• Cómo se trata el dato del trabajador, en detalle
• Seguridad y cumplimiento: controles técnicos, ENS, NIS2 y CER

Referencias

• Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos.
• Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, art. 90.
• Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.
• Agencia Española de Protección de Datos — guías sobre protección de datos en las relaciones laborales.