És legal geolocalitzar un treballador?

És la pregunta que apareix tard o d’hora en tot projecte de localització de personal, i la que més desplegaments bloqueja. De vegades la formula el comitè d’empresa. De vegades la formula el mateix responsable de seguretat, que prefereix no ficar-se en un embolic.

La resposta curta és que sí que és legal, amb condicions concretes i verificables. La resposta llarga, que és la útil, ocupa la resta d’aquest article.

Això és una explicació divulgativa del marc aplicable, no assessorament jurídic. Cada desplegament concret l’ha de validar el delegat de protecció de dades o l’assessoria jurídica de l’organització.

El punt de partida: és una dada personal

Saber on és una persona identificada o identificable és tractar una dada personal, amb tot el que això arrossega del Reglament (UE) 2016/679 (RGPD). I fer-ho en el context d’una relació laboral hi afegeix una capa més, perquè el treballador és en una posició de desequilibri davant de qui l’ocupa.

Aquest desequilibri té una conseqüència pràctica important: el consentiment del treballador no sol ser una base legal vàlida, precisament perquè difícilment es pot considerar lliure. Un consentiment que no es pot negar sense cost no és consentiment. Així doncs, cal buscar la legitimació en una altra banda.

On es recolza, doncs

En un cas de seguretat operativa, les bases legals que es fan servir habitualment són dues:

• El compliment d’obligacions en matèria de prevenció de riscos laborals (art. 6.1.c RGPD, en relació amb la Llei 31/1995). Si l’organització té el deure de vetllar per la seguretat d’un treballador que opera sol en un túnel, saber on és no és un caprici.
• L’interès legítim del responsable (art. 6.1.f RGPD) en la seguretat de les seves persones i les seves instal·lacions, sempre que superi el judici de ponderació: que el tractament sigui idoni per a la finalitat, que no hi hagi una alternativa menys invasiva i que el benefici no s’aconsegueixi a costa d’un sacrifici desproporcionat de drets.

Aquest judici de ponderació cal documentar-lo abans de desplegar, no improvisar-lo quan algú ho pregunti. És exactament el tipus de document que una inspecció demana primer.

L’article 90 de la LOPDGDD

La norma espanyola concreta l’anterior en un article específic. L’article 90 de la Llei orgànica 3/2018, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals, regula el dret a la intimitat davant l’ús de sistemes de geolocalització en l’àmbit laboral, i estableix dues obligacions que a la pràctica són la clau de tot:

1. Informar de manera expressa, clara i inequívoca els treballadors i, si escau, els seus representants, sobre l’existència del sistema i les seves característiques.
2. Que el tractament es dirigeixi a exercir les funcions de control previstes en la legislació laboral, dins dels seus límits.

La paraula que més pesa és prèvia. Informar després d’haver començat a recollir dades no esmena res: converteix un tractament legítim en un de defectuós des de l’origen.

Les set condicions que fan defensable un desplegament

Traduït a decisions de disseny concretes, un desplegament de localització de personal és defensable quan compleix aquestes set coses. I no complir-ne ni una sola és, a la pràctica, el que el tomba.

1. La finalitat està acotada i no es barreja

Si el sistema es desplega per coordinar emergències, es fa servir per coordinar emergències. En el moment en què les mateixes dades alimenten una avaluació de l’acompliment o un control de puntualitat, el tractament canvia de naturalesa, la base legal deixa de sostenir-lo i la confiança es perd de cop.

Convé deixar-ho per escrit i fer-ho complir amb permisos tècnics, no només amb una política.

2. S’informa abans, i a qui correspon

Informació prèvia a la persona treballadora i a la seva representació legal, explicant què es recull, amb quina freqüència, per a què, qui ho pot veure i quant de temps es conserva. Per escrit i en un llenguatge comprensible.

Presentar-ho al comitè d’empresa abans d’instal·lar res no és una cortesia: és el que evita que el projecte s’aturi la setmana sis.

3. Es recull el mínim

El principi de minimització aplicat a això vol dir publicar la informació al nivell que l’operació necessita: zona i recinte, no una coordenada al centímetre. La resolució fina existeix internament per poder ajustar la posició al plànol, no per vigilar ningú.

4. Està limitat en el temps

La localització es recull durant la jornada i amb la cadència configurada. Ni fora del torn, ni de manera contínua sense necessitat. Un sistema que continua reportant quan l’agent ha acabat la jornada és indefensable.

5. Es conserva poc i s’esborra sol

Un termini de conservació definit per finalitat, amb esborrat automàtic quan venç. «Ho guardem per si de cas» no és un termini.

6. S’anonimitza quan es pot

Els usos analítics —planificació de torns, cobertura per zona, dimensionament— no necessiten saber de qui era cada trajectòria. Si el sistema permet anonimitzar per a aquests usos i només manté la identitat per a l’operació en temps real, bona part de l’objecció es desactiva sola.

7. Qui mira, deixa rastre

Registre d’accessos: qui va consultar quin històric i quan. És el que permet respondre amb dades, i no amb promeses, quan el comitè d’empresa pregunta qui ha estat mirant la informació dels seus representats.

El que no es pot fer

Per dir-ho també en negatiu, i sense embuts:

• Localitzar fora de la jornada laboral.
• Fer servir les dades per a una finalitat diferent de la comunicada, encara que sigui una finalitat raonable.
• Desplegar sense informar prèviament, encara que el sistema tècnicament ja estigui a punt.
• Basar el tractament en el consentiment del treballador i considerar l’assumpte resolt.
• Conservar indefinidament l’històric de posicions.
• Localitzar de manera contínua i granular quan la finalitat es cobreix amb una granularitat menor.

La part que no és jurídica

Hi ha una cosa que cap article de llei no cobreix i que a la pràctica pesa tant com el marc legal: com ho viu qui porta el telèfon.

Un sistema de localització de personal que es percep com a vigilància genera resistència, i la resistència té maneres molt eficaces de manifestar-se: el telèfon que es queda a la taquilla, l’app que apareix tancada, el terminal que «s’ha quedat sense bateria» cada dia.

La diferència entre un desplegament que funciona i un que no sol ser en com es va presentar. Si la conversa comença amb «sabrem on sou», va malament. Si comença amb «si et passa alguna cosa en un túnel, volem poder arribar-hi abans», va bé, sempre que després el sistema faci exactament això i res més.

I això últim no se sosté amb un discurs: se sosté amb permisos tècnics que impedeixen l’ús desviat i amb un registre que qualsevol pot auditar.

Per continuar llegint

• Com es tracta la dada del treballador, en detall
• Seguretat i compliment: controls tècnics, ENS, NIS2 i CER

Referències

• Reglament (UE) 2016/679, general de protecció de dades.
• Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals, art. 90.
• Llei 31/1995, de 8 de novembre, de prevenció de riscos laborals.
• Agència Espanyola de Protecció de Dades — guies sobre protecció de dades en les relacions laborals.